Service Portfolio
Kanzlei Reset
Das „Alacima Kanzlei Reset“ Audit ist der strategische Einstieg in eine professionelle Zusammenarbeit.
Ziel ist es, innerhalb kurzer Zeit ein klares, belastbares Gesamtbild Ihrer Kanzlei zu erhalten – fachlich, organisatorisch, technisch und wirtschaftlich.
Auf dieser Basis identifizieren wir konkrete Hebel für Effizienz, Skalierbarkeit und Entlastung von Partnern und Mitarbeitenden.
01
Ist-Stands-Analyse
In der Ist-Stands-Analyse verschaffen wir uns ein vollständiges und realistisches Bild Ihrer aktuellen Kanzlei-Realität. Dabei betrachten wir nicht nur formale Strukturen, sondern vor allem gelebte Prozesse, Entscheidungswege und tatsächliche Belastungen im Alltag.
Schwerpunkte der Analyse:
- Aufbau- und Ablauforganisation der Kanzlei
- Rollen, Verantwortlichkeiten und Entscheidungsstrukturen
- Mandatsstruktur, Leistungsportfolio und Abhängigkeiten
- Aktuelle System- und Tool-Landschaft
- Wahrgenommene Engpässe aus Sicht von Partnern, Associates und Mitarbeitenden
Methodik:
- Strukturierte Gespräche mit Kanzleileitung und Schlüsselpersonen
- Qualitative Interviews im operativen Team
- Auswertung anonymisierter Fragebögen
Ergebnis ist eine objektive Bestandsaufnahme jenseits von Annahmen oder Einzelmeinungen – als fundierte Grundlage für alle weiteren Schritte.
02
Kickoff Meeting
Im Kickoff Meeting schaffen wir Klarheit, Verbindlichkeit und einen gemeinsamen Rahmen für das Audit. Alle relevanten Stakeholder werden auf denselben Wissensstand gebracht und die Zusammenarbeit wird strukturiert aufgesetzt.
Inhalte des Kickoff Meetings:
- Zieldefinition und Erwartungsabgleich
- Abgrenzung des Audit-Scopes
- Festlegung von Meilensteinen und Zeitplan
- Klärung von Rollen, Zuständigkeiten und Ansprechpartnern
- Abstimmung der benötigten Unterlagen, Daten und Zugänge
Das Kickoff stellt sicher, dass das Audit effizient, fokussiert und ohne unnötige Reibungsverluste durchgeführt werden kann.
03
Interviews & Datenerhebung
In dieser Phase vertiefen wir die Analyse durch strukturierte Datenerhebung und gezielte Interviews. Ziel ist es, Muster, Ursachen und Zusammenhänge hinter bestehenden Problemen sichtbar zu machen.
Bestandteile:
- Einzel- und Gruppeninterviews mit relevanten Rollen
- Anonymisierte Mitarbeiterbefragungen
- Sichtung relevanter Unterlagen (z. B. Prozesse, Kennzahlen, Reports)
- Einblick in ausgewählte Arbeitsabläufe und Schnittstellen
Fokus:
- Wo entstehen Reibungsverluste?
- Welche Prozesse kosten unverhältnismäßig viel Zeit?
- Wo fehlt Klarheit, Verantwortung oder Struktur?
- Welche Systeme unterstützen – und welche behindern?
Die Kombination aus qualitativen und quantitativen Daten sorgt für ein belastbares, realitätsnahes Gesamtbild.
04
Auswertung
Die Auswertung bildet den Abschluss des Kanzlei Audits und zugleich den Übergang in die Umsetzung. Alle Erkenntnisse werden strukturiert zusammengeführt, priorisiert und in konkrete Handlungsempfehlungen übersetzt.
Liefergegenstände:
- Klare Zusammenfassung der zentralen Befunde
- Identifikation der größten Effizienz- und Entlastungshebel
- Priorisierte Maßnahmen nach Wirkung und Umsetzbarkeit
- Kanzleispezifische Roadmap mit klaren nächsten Schritten
Der Fokus liegt dabei konsequent auf pragmatischen, umsetzbaren Maßnahmen – keine theoretischen Konzepte, sondern konkrete Schritte zu mehr Klarheit, Performance und unternehmerischer Steuerbarkeit.
05
Delivery Meeting
Das Delivery Meeting ist der zentrale Übergabepunkt des Kanzlei Audits. In einem strukturierten Online-Meeting präsentieren wir die Ergebnisse klar, nachvollziehbar und entscheidungsorientiert – ohne PowerPoint-Floskeln, sondern mit Fokus auf Relevanz und Umsetzbarkeit.
Ablauf des Delivery Meetings:
- Strukturierte Vorstellung der zentralen Erkenntnisse
- Einordnung der Ergebnisse im Kontext Ihrer Kanzlei-Ziele
- Darstellung der identifizierten Kernprobleme und Ursachen
- Präsentation der priorisierten Handlungsempfehlungen
- Erläuterung der Roadmap und der empfohlenen Reihenfolge
Fokus des Meetings:
- Gemeinsames Verständnis der Ausgangslage und Hebel
- Klare Trennung zwischen „Must-haves“ und „Nice-to-haves“
- Transparenz über Aufwand, Wirkung und Abhängigkeiten
Das Meeting wird so aufgebaut, dass Entscheidern eine fundierte Grundlage für die nächsten Schritte gegeben wird – klar, ehrlich und ohne Beratungsnebel.
06
Next Steps
Das Kanzlei Audit endet bewusst nicht mit einer Präsentation, sondern mit einem klaren Ausblick auf die Umsetzung. In den Next Steps zeigen wir auf, wie die identifizierten Maßnahmen strukturiert, priorisiert und nachhaltig umgesetzt werden können.
Mögliche nächste Schritte:
- Begleitete Umsetzung der Roadmap im Rahmen eines Retainers
- Sparring für Kanzleileitung und Partnerkreis
- Operative Unterstützung bei Prozess-, Struktur- und Systemthemen
- Regelmäßige Review- und Steuerungstermine
Mehrwert eines Retainers:
- Kontinuierlicher Fortschritt statt einmaliger Empfehlungen
- Klare Verantwortlichkeiten und Verbindlichkeit
- Externe Perspektive mit tiefem Kanzlei-Verständnis
- Entlastung der Kanzleileitung in der Umsetzung
Die Next Steps sind bewusst als Einladung zur Zusammenarbeit konzipiert: flexibel, skalierbar und exakt auf die Bedürfnisse Ihrer Kanzlei zugeschnitten.
Laufende Retainer
Die laufenden Retainer bauen direkt auf den Ergebnissen des Kanzlei Audits auf. Sie dienen nicht der Konzeptarbeit, sondern der konsequenten Umsetzung, Steuerung und Weiterentwicklung der Kanzlei – mit klarer Struktur, fester Taktung und messbarem Fortschritt.
01
Strategisches Kanzlei-Sparring
Im Rahmen des strategischen Sparrings begleiten wir die Kanzleileitung und den Partnerkreis bei unternehmerischen und organisatorischen Entscheidungen. Wir agieren als externer Denkpartner mit klarer Haltung und tiefem Verständnis für Kanzlei-Realitäten.
Typische Inhalte:
- Strategische Ausrichtung und Priorisierung
- Entscheidungsfindung bei Wachstum, Spezialisierung oder Restrukturierung
- Vorbereitung und Nachbereitung wichtiger Management-Entscheidungen
- Reflexion von Rollen, Verantwortlichkeiten und Führungsfragen
Mehrwert:
- Klarere Entscheidungen
- Weniger Reibungsverluste
- Externe Perspektive ohne interne Politik
02
Operative Umsetzungsbegleitung
Wir begleiten die Umsetzung der definierten Maßnahmen aktiv und strukturiert. Ziel ist es, dass Veränderungen nicht im Tagesgeschäft versanden, sondern konsequent umgesetzt werden.
Leistungsumfang:
- Übersetzung der Roadmap in konkrete To-dos
- Unterstützung bei Prozess-, Struktur- und Systemanpassungen
- Enge Abstimmung mit internen Verantwortlichen
- Laufende Fortschrittskontrolle
Mehrwert:
- Höhere Umsetzungsgeschwindigkeit
- Verbindlichkeit im Alltag
- Entlastung von Partnern und Führungskräften
03
Organisations- & Prozessoptimierung
Dieser Baustein fokussiert sich auf die nachhaltige Verbesserung interner Abläufe und Strukturen. Ziel ist eine Kanzlei, die effizient arbeitet und mit steigender Komplexität skalieren kann.
Schwerpunkte:
- Klärung und Schärfung von Rollen und Verantwortlichkeiten
- Optimierung von Kern- und Unterstützungsprozessen
- Reduktion von Doppelarbeit und Schnittstellenproblemen
- Dokumentation und Standardisierung dort, wo sinnvoll
Mehrwert:
- Mehr Effizienz
- Bessere Planbarkeit
- Stabilere Abläufe
04
System-, Tool- & Automatisierungsberatung
Wir unterstützen bei der Auswahl, Einführung und Optimierung von Systemen und Tools – immer mit Blick auf den tatsächlichen Kanzlei-Alltag und nicht auf theoretische Best Practices.
Typische Themen:
- Bewertung bestehender Systemlandschaften
- Auswahl und Einführung neuer Tools
- Automatisierung wiederkehrender Abläufe
- Schnittstellen zwischen Fachlichkeit, Organisation und IT
Mehrwert:
- Weniger manuelle Arbeit
- Bessere Datenbasis
- Systeme, die Prozesse unterstützen statt bremsen
05
Steuerung, Reviews & Controlling
Regelmäßige Reviews stellen sicher, dass die Kanzlei auf Kurs bleibt. Fortschritt wird messbar gemacht und Maßnahmen bei Bedarf angepasst.
Bestandteile:
- Regelmäßige Review-Meetings
- Fortschritts- und Statusberichte
- Nachschärfung von Prioritäten
- Frühzeitiges Erkennen von Risiken und Blockaden
Mehrwert:
- Transparenz
- Planbarkeit
- Nachhaltige Wirkung der Maßnahmen
06
Skalierung & Weiterentwicklung
Dieser Baustein richtet sich an Kanzleien, die wachsen oder sich strategisch weiterentwickeln wollen. Wir begleiten diese Phasen strukturiert und vorausschauend.
Typische Anwendungsfälle:
- Wachstum von Team oder Standorten
- Aufbau neuer Leistungsbereiche
- Professionalisierung von Managementstrukturen
- Vorbereitung auf nächste Entwicklungsstufen der Kanzlei
Mehrwert:
- Kontrolliertes Wachstum
- Weniger operative Überlastung
- Zukunftsfähige Strukturen
Sie haben Fragen?
1. Für wen ist das Kanzlei Audit geeignet?
Das Kanzlei Audit richtet sich an Kanzleien, die spüren, dass ihre aktuelle Struktur, Organisation oder Arbeitsweise nicht mehr optimal zur Größe, Ausrichtung oder Zielsetzung passt. Typische Anlässe sind Wachstum, steigende Komplexität, hohe Partnerbelastung oder operative Reibungsverluste.
8. Arbeiten Sie operativ mit oder nur auf strategischer Ebene?
Beides. Je nach Bedarf unterstützen wir strategisch bei Entscheidungen und operativ bei der Umsetzung – etwa bei Prozessen, Strukturen oder Systemthemen.
6. Sind wir nach dem Audit verpflichtet, einen Retainer abzuschließen?
Nein. Das Audit ist eine in sich abgeschlossene Leistung. Der Retainer ist eine optionale Umsetzungsbegleitung für Kanzleien, die die identifizierten Maßnahmen strukturiert und nachhaltig umsetzen möchten.
5. Bekommen wir nur Empfehlungen oder auch konkrete Umsetzungspläne?
Sie erhalten eine klar priorisierte Roadmap mit konkreten nächsten Schritten. Diese ist so aufgebaut, dass sie entweder intern umgesetzt oder im Rahmen eines Retainers gemeinsam realisiert werden kann.
4. Was unterscheidet Ihr Audit von klassischen Kanzleiberatungen?
Wir arbeiten nicht mit Standard-Benchmarks oder theoretischen Modellen. Das Audit basiert auf Ihrer konkreten Kanzlei-Realität und zielt auf umsetzbare, praxisnahe Maßnahmen ab – ohne unnötige Komplexität oder Berater-Floskeln.
3. Wie lange dauert das Kanzlei Audit insgesamt?
Je nach Größe und Komplexität der Kanzlei dauert das Audit in der Regel wenige Wochen. Der genaue Zeitrahmen wird im Kickoff Meeting verbindlich festgelegt.
2. Wie aufwendig ist das Audit für unser Team?
Der Aufwand für Ihr Team wird bewusst so gering wie möglich gehalten. Interviews und Befragungen sind klar strukturiert und zeitlich begrenzt. Ziel ist maximale Erkenntnis bei minimaler Belastung des Tagesgeschäfts.
7. Wie flexibel sind die laufenden Retainer gestaltet?
Die Retainer sind modular aufgebaut und können in Umfang und Fokus an die Bedürfnisse der Kanzlei angepasst werden. Inhalte und Intensität werden regelmäßig überprüft und bei Bedarf angepasst.
9. Wie stellen Sie sicher, dass Empfehlungen auch umgesetzt werden?
Durch feste Taktungen, klare Verantwortlichkeiten und regelmäßige Reviews. Der Retainer schafft Verbindlichkeit und sorgt dafür, dass Maßnahmen nicht im Tagesgeschäft untergehen.
10. Welche Ergebnisse können wir realistisch erwarten?
Typische Ergebnisse sind klarere Strukturen, effizientere Prozesse, bessere Steuerbarkeit und eine spürbare Entlastung von Partnern und Führungskräften. Ziel ist eine Kanzlei, die wieder aktiv gesteuert wird – statt nur zu reagieren.
