Beim Kanzlei-Reset-Audit einer Kanzlei in Madrid stellte sich heraus, dass die größte Schwachstelle mit dem meisten Zeitverlust und der meisten Reibung im Unternehmen der Intake neuer Mandate und die Erfassung aller relevanten Datenpunkte darstellte.
Durch die unvollständige Einreichung nötiger Daten und Unterlagen kam es laufend zu Rückfragen des Teams bei Mandanten sowie auch durch den Kanzleiinhaber beim Team. Dies führte zu Zeitverlust, Stress und Kommunikationsproblemen.
Herausforderungen
- Rückfragen
- Nacharbeiten
- Zeitverlust
Outcome
- Prozess vereinfacht
- Informationsüberabe automatisiert
- Team freigespielt
30
h
verlorene Zeit pro Monat
30
+
unnötige E-Mails
100
%
vermeidbare Frustration
Die Challenge
Gemeinsam mit dem Kunden wurde in einer Prozessanalyse schrittweise herausgearbeitet, wo das Problem wirklich entsteht und welche Nacharbeiten und Folgeschwierigkeiten es nach sich zieht.
In dieser Analyse wurden drei Key Factors identifiziert, deren Optimierung den Prozess verbessern konnte:
Daten-Intake
Unklare Anweisungen und zu viele Kommunikations-Kanäle sorgen für Verwirrung und Chaos.
Übersicht
Da eine einfache, zentrale Übersicht über alle Mandanten-Stati fehlt entstehen Kommunikations-Schleifen.
Stress Buildup
Permanente Nachfragen, Mandatenkommunikation und das Tagesgeschäft erzeugen Stress.
Die Lösung
Durch die Einführung eines sehr einfachen Dashboards, in dem der Kanzleiinhaber zu jeder Zeit den aktuellen Mandantenstatus im Sinne eines Ampelsystems einsehen kann, konnte bereits viel an mehrfacher Kommunikation weggenommen werden. Die Mitarbeitenden können jederzeit mit wenigen Klicks den Status updaten und es entsteht kein zusätzlicher Aufwand, sondern es wird die Zahl der Rückfragen reduziert.
Zusätzlich wurde ein zentraler Kanal zur Ablage der Daten definiert, über den Mandanten nun sehr komfortabel und einfach alle Unterlagen hochladen und das Team entsprechende Fristen setzen kann. So kommt es nicht mehr vor, dass Daten entweder über WhatsApp, E-Mail oder andere Kanäle (wie zum Beispiel in Papierform in der Kanzlei) einlangen und mühsam vereinheitlicht werden müssen. Dies steigert die Geschwindigkeit des Intake-Prozesses, reduziert Reibungsfehler und -verluste.
”Zuerst war ich skeptisch ob diese Optimierungen wirklich etwas bringen aber mehr als 30h Einsparung sprechen eine deutliche Sprache!
KanzleiinhaberMadrid
